ORGANISASI TIM KERJA PROYEK

COVER

MAKALAH

MANAJEMEN PROYEK

 “ORGANISASI TIM KERJA PROYEK”

                                    Nama Anggota Kelompok 7 Kelas B             :

1.      Ahmad Faidul Basyar             201453018

2.      Muhammad Sirrul Wafa         201453027

3.      Miftakhul Amin                      201453078

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS MURIA KUDUS

2016

DAFTAR ISI

COVER. i

DAFTAR ISI ii

BAB I PENDAHULUAN.. 1

1.1.       Latar belakang masalah. 1

1.2.       Rumusan masalah. 1

1.3.       Batasan masalah. 1

1.4.       Tujuan. 2

1.5.       Tinjauan pustaka. 2

BAB II PEMBAHASAN.. 3

2.1.       Alur dan konsep kerja manajemen SDM... 3

2.1.1.        Hubungan antar-muka aktor proyek. 4

2.1.2.        Batasan lingkup kerja. 4

2.2.       Rekrutmen SDM (staffing). 5

2.3.       Pengembangan tim kerja. 6

2.4.       Organisasi kerja IT. 7

2.4.1.        Fungsi Struktural 7

2.4.2.        Fungsi keahlian teknis. 8

2.4.3.        Fungsi manajerial 8

2.5.       Matriks alokasi 9

2.6.       Komunikasi tim proyek. 9

2.7.       Laporan. 10

2.8.       Alokasi sumberdaya non manusia. 11

BAB III PENUTUP. 12

3.1.       Kesimpulan. 12

3.2.       Saran. 12

DAFTAR PUSTAKA.. 13

BAB I PENDAHULUAN

1.1.           Latar belakang masalah

Manajer proyek adalah seorang yang sangat penting dalam proses penyelesaian suatu proyek tertentu dari awal proses pendefinisian sampai pembagian waktu dan biaya proyek.

Ketika menjalankan proyek tentu tidak selalu berjalan dengan lancar. Pasti selalu ada masalah – masalah organisasi. Untuk mengatasi hal tersebut, diperlukan pengorganisaian tim kerja proyek yang baik. Dengan demikian proyek akan berjalan lebih terkendali.

Secara umum, konsep organisasi tim proyek terdiri atas ; perencanaan organisasi, perekrutan anggota, dan memaksimalkan kinerja anggota.

1.2.           Rumusan masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka :

a.       Bagaimanakah alur dan konsep kerja manajemen SBM ?

b.      Bagaimanakah cara rekrutmen SDM yang baik ?

c.       Bagaimanakah pengembangan tim kerja ?

d.      Apasajakah fungsi-fungsi dalam organisasi kerja IT ?

e.       Bagaimanakah cara kerja penilaian menggunakan matriks alokasi ?

f.       Bagaimanakah konfigurasi komunikasi tim proyek ?

g.      Bagaimanakah pembuatan laporan ?

h.      Bagaimanakah pengalokasian sumber daya non manusia ?

1.3.           Batasan masalah

Dikarenakan banyaknya ilmu yang membahas mengenai manajemen proyek sehingga mungkin akan menimbulkan pertanyaan-pertanyaan yang sebenarnya bukan pokok bahasan dari makalah ini. Karena pada makalah ini hanya membahas pengorganisasian tim kerja dalam suatu proyek. Sehingga pembaca lebih fokus pada pokok bahasan ini saja.

1.4.           Tujuan

Tujuan pembuatan makalah ini adalah sebagai berikut :

a.       Menjelaskan alur dan konsep kerja manajemen SBM.

b.      Menjelaskan cara rekrutmen SDM yang baik.

c.       Menjelaskan pengembangan tim kerja.

d.      Menjelaskan fungsi-fungsi dalam organisasi kerja IT.

e.       Menjelaskan cara kerja penilaian menggunakan matriks alokasi.

f.       Menjelaskan konfigurasi komunikasi tim proyek.

g.      Menjelaskan pembuatan laporan.

h.      Menjelaskan pengalokasian sumber daya non manusia.

1.5.           Tinjauan pustaka

Penelitian – penelitian yang terkait dengan kajian makalah ini, antara lain sebagai berikut :

a.       Aditya Soleha (2010) dalam skripsinya yang berjudul “Proses Kerja Sama Tim dalam Pengembangan Perpustakaan Sekolah : Studi Kasus Pada SDN Pancoran 08 Jakarta”. Menyatakan bahwa kerja sama dari semua pihak terkait sangatlah penting dalam proses pengembangan perpustakaan sekolah.

b.      Arifal Hidayat (2013) dengan jurnalnya yang berjudul “Analisis Kinerja Tim Proyek Terhadap Keberhasilan Proyek”. Mendefinisikan bahwa tim proyek adalah salah satu struktur substansi industri kontruksi untuk melaksanakan proyek. Tim proyek telah memiliki karakter yang unik.

c.       Noerlina (2008) dalam jurnalnya yang berjudul “Perencanaan Manajemen Proyek Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Online Bisnis”. Menjelaskan mengenai mundurnya waktu dan membengkaknya biaya proyek apabila tim proyek kurang memahami proses bisnis.

BAB II PEMBAHASAN

2.1.           Alur dan konsep kerja manajemen SDM

Manajemen SDM merupakan bagian dari ilmu manajemen yang memfokuskan perhatiannya pada pengaturan peranan sumber daya manusia dalam kegiatan suatu perusahaan atau organisasi. Seorang manajer pasti memikirkan setrategi yang paling baik untuk menyusun setrategi dalam menjalankan manajemen SDM. Karena pentingnya peran SDM dalam pelaksanaan dan pencapaian tujuan organisasi maka pengelolaan sumber daya manusia harus memperhatikan beberapa aspek seperti aspek staffing, pelatihan dan pengembangan.

Dibawah ini adalah alur atau proses kerja manajemen SDM :

kompetisi

Peningkatan kualitas

Perncanaan SDM

Pelatihan

Pringkat jabatan

Orientasi

Kompensasi jabatan

Rekrutmen

Individual performancee

Seleksi

Penempatan

Perencananan karir

Tunjangan jabatan

 

Gambar 2.1.1 : Alur kerja manajemen SDM.

Dari rangkaian gambar di atas untuk menyusun konsep kerja harus disusun secara awal agar memiliki kriteria pekerja yang susuai di inginkan dan menambah keberhasilan proyek.

Dalam pembentukan organisasi proyek diperlukan pemimpin yang bertanggung jawab dan saling berhubungan antar muka aktor proyek dan berkaitan dengan peranan organisasi tersebut.

2.1.1.     Hubungan antar-muka aktor proyek

Dalam sebuah proyek aktor harus memiliki hubungan/komunikasi, dari peranannya terdapat beberapa perana hubungan antar muka aktor proyek yaitu:

a.       Hubungan  Aktivitas MSDM

Saling komusikasi dan  kontribusi pada suksesnya organisasi. Kunci untuk meningkatkan hubungan aktor dalam kinerja organisasi dan memastikan aktivitas SDM mendukung usaha organisasi yang terfokus pada produktivitas, pelayanan dan kualitas. 

b.      Hubungan Internal

Bagian khusus dari proyek yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling bermanfaat antara manajer dan karyawan tempat organisasi menggantungkan kesuksesannya.

c.       Hubungan Teknis

Dalam hubunagn ini diminta agar melakukan segala pekerjaan disiplin teknik yang berhubungan dengan proyek.

d.      Hubungan Interpersonal

Pada hubungan ini dilakukan antara individu atau anggota tim kerja dalam proyek.

2.1.2.     Batasan lingkup kerja

Batasan lingkup kerja menjadi suatu proses sistematik untuk memberi batasan-batasan yang diinginkan dalam perilaku karyawan dengan melibatkan hal-hal berikut ini :

a.       Perencanaan SDM yang di perlukan oleh organisasi atau perusahaan.

b.      Mengalisa Jabatan dan pekerjaan yaitu menjelaskan secara detail tentang masing-masing jabatan atau pekerjaan dalam perusahaan atau organisasi.

c.       Perekrutan dan Penyeleksian Karyawan atau SDM yang dibutuhkan tersebut sesuai dengan syarat, sistem, tata cara, prosedur dan proses yang ditentukan agar memenuhi kebutuhan organisasi baik pada masa sekarang maupun untuk masa akan datang.

d.      Pelatihan dan pengembangan SDM dalam organisasi.

2.2.           Rekrutmen SDM (staffing)

Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi

Perekrutan adalah proses pencarian tenaga kerja yang mempunyai kemampuan sesuai rencana dan kebutuhan organisasi yang mampu memenuhi persyaratan proyek.

Proses perekrutan karyawan yang baik adalah sebagai berikut:

a.       Penentuan dasar perekrutan

Dasar perekrutan calon karyawan harus terlebih dahulu ditetapkan agar para pelamar yang memasukkan lamarannya sesuai dengan pekerjaan atau jabatan yang akan dijabatnya.

b.      Penentuan sumber-sumber perekrutan

Setelah diketahui spesifikasi pekerjaan karyawan yang dibutuhkan maka kita harus menentukan sumber-sumber perekrutan calon karyawan tersebut.

c.       Metode-metode perekrutan

1)      Metode Tertutup

Metode tertutup yaitu dimana perekrutan itu hanya diinformasikan kepada para   karyawan   atau   orang-orang   tertentu   saja.

2)      Metode Terbuka

Metode terbuka adalah dimana perekrutan itu diinformasikan secara luas dengan memasang iklan pada media massa baik cetak maupun elektronik, agar tersebar luas ke masyarakat.

d.      Kendala-kendala perekrutan

Agar proses perekrutan berhasil maka perusahaan perlu menyadari berbagai kendala   yang   bersumber   dari   “organisasi,   pelaksana   perekrutan   dan   lingkungan eksternal”.

2.3.           Pengembangan tim kerja

Untuk meningkatkan kinerja proyek diperlukan perubahan secara berencan dan berkesinambungan program karywan hendaknya disusun secara cermat dan didasarkan kepada metode-metode ilmiah serta berpedoman pada ketrampilan yang dibutuhkan perusahaan atau suatu organisasi saat ini maupun untuk masa depan.

Input ·         Daftar staff proyek ·         Rencana proyek ·         Rencana pengalolaan proyek ·         Laporan ektevitas dan kemampuan ·         feedback

Tool & techniques ·         Aktivitas pengembangan tim ·         Ketrampilan manajerial ·         Sistem reward dan recognition ·         Penempatan yang baik ·         training

Output ·         Peningkatan kemampuan dan evektifitas ·         Berbagi kemampuan dg staff lain

Gambar 2.3.1 : Perubahan kinerja.

Dari gambar diatas menunjukkan bahwa pentinggnya perubahan terhadap kinerja individu maupun tim. Pelaksanaan pengembangan tim dapat dilakukan secara berkala, misalnya dilakukan pada setiap fase dalam proyek. Pada setiap akhir fase, dilakukan penilaian terhadap kinerja per individu. Dengan berdasar pada penilaian ini, dapat dilakukan:

a.       Sistem reward (penghargaan).

b.      Training untuk menambah ketrampilan.

c.       Rotasi alokasi tenaga keja, untuk mengoptimalkan kinerja dll.

2.4.           Organisasi kerja IT

Dalam manajemen proyek  organisasi kerja IT dibagi menjadi 3 fungsi, yaitu :

2.4.1.     Fungsi Struktural

a.       Manajer Proyek

     Manajer proyek bertugas untuk membuat perencanaan, pelaksanaan, memonitor dan bertanggungjawab sebuah proyek yang biasanya berkaitan dengan bidang industri kontruksi, arsitektur, telekomunikasi dan informasi teknologi. Untuk menghasilkan kinerja yang baik.

b.      Analisa sistem

Analis Sistem bertugas atas penelitian, perencanaan, pengkoordinasian, dan merekomendasikan pemilihan software dan sistem yang paling tepat dengan kebutuhan organisasi bisnis atau perusahaan.

c.       Perancang Sistem

     Perancang sistem bertugas melakukan perancangan teknis dari teknologi informasi yang akan dibangun, seperti sistem basis data, jaringan komputer, teknik koversi data, metode migrasi sistem, dan sebagainya.

d.      Programmer

     Programmer bertugas membuat/mengembangkan software dengan melakukan koding dan menerapkan perancangan sistem menggunakan algoritma dan bahasa pemrograman yang telah ditentukan.

e.       Network Administrator

     Network administrator bertugas membangun dan memelihara jaringan yang dipakai di perusahaan, memberikan saran dan masukan dalam pemilihan topologi, hardware dan software operasional yang sesuai untuk jaringan di perusahaan.

f.       Database Administrator

     Database Administrator bertugas untuk administrasi dan pemeliharaan teknis sistem database yang menopang sistem TI perusahaan

2.4.2.     Fungsi keahlian teknis

Keahlian teknis (technical skill) merupakan pemahaman dan kefasihan dalam melakukan tugas tertentu. Keahlian teknis mencakup penguasaan metode, teknik, dan peralatan yang digunakan didalam fungsi tertentu, seperti rekayasa, manufaktur, atau keuangan.

 Fungsi keahlian teknis lebih mengarah pada tugas fungsi struktural yang meliputi programmer, perancang sistem dll. Contoh seorang Programmer, untuk menunjang tugasnya biasanya menggunakan software yang meliputi :

a.       Bahasa pemrograman : Java, PHP, dll.

b.      Aplikasi : Adobe Dreamweaver, VB 6 dll.

2.4.3.     Fungsi manajerial

a.       Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga                  pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

b.      Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan,   pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

c.       Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan

2.5.           Matriks alokasi

Matriks alokasi menunjukkan sumberdaya – sumberdaya yang terlibat dalam setiap fase proyek. Contoh :

Anggota Fase proyek A B C D E F Dst Requirement A P P - R - Design P P - A R P Implementation - A R - P P Testing - R - - P P Maintenance P R P P A - Keterangan : P = participant     A = Advise     R = Reviewer

Gambar 2.5.1 : Matriks alokasi anggota.

Berdasarkan contoh diatas, pada fase design :

A, B, dan F ikut berperan aktif.

Dan D sebagai penasihat umum.

Sedangkan E sebagai penilai.

2.6.           Komunikasi tim proyek

a.       Media Komunikasi

Media komunikasi yang dibutuhkan untuk penyebaran informasi proyek Media komunikasi dapat berbeda tergantung siapa yang membutuhkan informasi seperti apa dan kapan informasi tersebut dibutuhkan. Manajer proyek perlu memahami media yang sesuai dan tepat untuk digunakan tergantung tingkat kepentingan. Media penyebaran informasi proyek berupa :

1)      Rapat Proyek

2)      Dokumentasi hardcopy

3)      Email

4)      Telepon

5)      SMS

6)      Website resmi proyek

b.      Tipe Komunikasi

Manajer proyek dapat menerapkan tipe komunikasi yang berbeda setiap personel tim proyek dapat menerapkan tipe-tipe komunikasi yang berbeda, Dengan menggunakan tipe komunikasi tertentu, diharapkan efektifitas  pesan komunikasi dapat diterima dengan  baik. Tipe-tipe komunikasi tersebut antara lain :

1)      Bekerja Sama

Tipe komunikasi ini melibatkan keseluruhan individu yang terlibat di dalam suatu tim proyek yang sama dengan cara bertukar informasi satu dengan yang lainnya. Tipe ini cocok untuk digunakan manajer proyek dalam menyebarkan informasi ke ketua tim proyek dan dari ketua tim proyek ke anggota tim  proyek (stakeholder internal).

2)      Sharing

Tipe komunikasi ini melibatkan individu dari masing-masing tim  proyek yang berbeda untuk bertukar informasi satu dengan yang lainnya. Tipe ini cocok untuk digunakan untuk pertukaran informasi antar anggota yang berada pada tim yang berbeda.

2.7.           Laporan

Dalam pengerjaan suatu proyek pasti ada laporan. Laporan dibuat sebagai tanggung jawab masing-masing pihak kepada pemberi tugas atau atasan. Laporan biasanya berisi kondisi dan kemajuan pyoyek, administrasi, ataupun berupa evaluasi.

2.8.           Alokasi sumberdaya non manusia

Pada zaman sekarang suatu pekerjaan tidak dapat di selesaikan hanya dengan tenaga manusia saja. Pasti kita membutuhkan alat bantu seperti komputer, alat transportasi, alat telekomunikasi dll.

Sumber daya non manusia ini perlu dikelola dengan baik supaya memberikan nilai hasil yang maksimal. Pengelolaan yang buruk dapat menghambat jalannya proyek. Masalah yang sering terjadi adalah penggunaan suatu peralatan yang sama pada jam yang sama sehingga akan mengakibatkan penundaan kerja proyek, masalah ini bisa di minimalisir dengan mendahulukan mana yang lebih penting, cara ini bisa dilakukan dengan cara yang sama seperti bahasan sebelumnya yakni membuat matriks alokasi.

gambar 2.8.1 : matriks alokasi non-manusia.

Dengan demikian, matriks alokasi bisa menjadi referensi apabila terjadi perlambatan proyek sehingga mempermudah menentukan proyek mana yang harus didahulukan agar meminimalisir kerugian.

BAB III PENUTUP

3.1.           Kesimpulan

Dari pembahasan diatas, kami menyimpulkan sebagai berikut :

a.       Dalam organisasi tim kerja proyek, tidak hanya manajer proyek saja yang penting, tetapi juga kekompakan anggota juga menentukan keberhasilan suatu proyek.

b.      Dibutuhkan perencanaan yang matang dalam pengerjaan proyek seperti bagaimana dan siapa saja yang berhubungan dengan proyek tersebut serta batasan-batasan masing-masing elemen. Aktor proyek meliputi rancangan aktivitas, instansi yang berkaitan, hubungan teknis, dan komunikasi antar anggota.

c.       Penentuan siapa saja yang ikut dalam proyek harus benar-benar sesuai dengan kemampuan.

d.      Organisasi kerja IT meliputi fungsi struktural, keahlian teknis, dan manajerial.

e.       Matriks alokasi berfungsi untuk menunjukkan hubungan antara aktivitas dan sumberdaya

f.       Komunikasi yang baik dapat mempermudah alur informasi.

g.      Laporan sangat diperlukan untuk kebutuhan dokumentasi dan evaluasi.

h.      Tidak hanya sumber daya manusia saja yang perlu diperhatikan tetapi juga sumber daya non-manusia juga sangat penting.

3.2.           Saran

Penulis sadar bahwa tidak ada karya apapun yang sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran dari pembaca akan pulis terima demi perbaikan dimasa mendatang.

DAFTAR PUSTAKA

Unknown . “Jenis – Jenis Laporan Proyek” . 22 September 2016 . http://www.jasasipil.com/2016/04/jenis-jenis-laporan-proyek.html.

Uknown . “Gambar matriks alokasi” . 22 September 2016 . http://lib.znate.ru/pars_docs/refs/141/140794/140794_html_2f454e5a.jpg.

Isrul . “Proyek TI Membuat Sruktrur” . 23 September 2016 . http://www.isrul.com/2014/12/manajemen-proyek-ti-membuat-struktur.html

Nugroho Ahmad . “System Analyst” . 23 September 2016 . http://tek-inkom.blogspot.co.id/2012/12/system-analyst.html

Bagindo Mawardi . “Langkah-langkah Pengembangan Sistem Informasi” . 23 September 2016 . http://mawardi48.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2012/09/25/langkah-langkah-yang-diperlukan-dalam-siklus-pengembangan-suatu-sistem-informasi-untuk-membangun-dan-mengimplementasikan-sistem-informasi-bisnis-di-suatu-perusahaan/

Dewantoro Aldi . “Fungsi dari Peran Sebuah Proyek” . 23 September 2016 . https://dewantoroaldi11611.wordpress.com/2014/11/27/fungsi-dari-peran-pada-sebuah-project-it/

Erin . “Administrator di Bidang IT” . 23 September 2016 . http://erin-ra.blogspot.co.id/2013/05/administrator-di-bidang-it.html

Uknown. “Management SDM” . 24 September 2016 . http://www.slideshare.net/NADZIER/management-sdm

Uknown. “Pengertian dan Ruang Lingkup SDM” . 24 September 2016 . http://msdmmapunpad14.blogspot.co.id/2016/02/pengertian-dan-ruang-lingkup-msdm_21.html

Uknown. “Perekrutan Seleksi Staffing” . 24 September 2016 . http://dokumen.tips/documents/makalah-msdm-perekrutan-seleksi-staffing-rina-rosali101531024.html

Arkhoiri Ahmad . “Pelatihan dan Pengembangan SDM” . 24 September 2016 . https://ahmadartkhoiri.wordpress.com/2015/02/03/pelatihan-dan-pengembangan-sumber-daya-manusia/.